GOOGLE DOCS : 13 ASTUCES OU FONCTIONS À CONNAÎTRE IMPÉRATIVEMENT

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L’application Docs de Google est sans doute l’une des meilleures solutions de traitement de texte qu’on puisse trouver sur le marché actuellement.

Elle est réactive, intégrée dans le Cloud et dotée de fonctionnalités très avancées. Mais un outil aussi puissant peut parfois être difficile à prendre en main. Raison pour laquelle nous avons sélectionné ici et pour vous 13 astuces ou fonctions qui vont vous permettre d’utiliser Google Docs de manière optimale.

MONTREAL, CANADA – MAY 23, 2016 : Google docs application. Google Docs is a free Web-based application in which documents and spreadsheets can be created

Créer ou supprimer un en-tête

Les en-têtes et les pieds de page revêtent toute leur importance lorsque vous créez un Google Doc comportant plusieurs pages. Dans l’en-tête vous pouvez mettre le titre du document ou le numéro de chaque page par exemple.

Pour créer un en-tête

Pour créer un en-tête dans Google Docs, il vous suffit de double-cliquer tout en haut de l’une des pages du document que vous êtes en train de créer. Un champ s’ouvrira où vous pourrez saisir le texte de votre en-tête. L’autre méthode est de cliquer sur le menu « Insertion » dans la barre d’outils de navigation en haut, puis de choisir « En-tête et numéro de page » pour accéder à un menu déroulant qui vous permet de choisir le type d’en-tête que vous voulez ajouter. Vous créerez ainsi un en-tête (ou un pied de page) qui apparaîtra sur chacune des pages de votre document Google Docs.

Pour supprimer un en-tête

Rien de plus simple, il vous suffit de repartir dans “le champ en-tête”, comme on vient de le voir, et de supprimer ce qui s’y trouve. Ensuite vous n’avez qu’à cliquer en dehors du champ de saisi pour revenir dans le corps du document.

Modifier la taille de l’en-tête

Si vous souhaitez réduire la taille de l’en-tête d’un Google Doc et utiliser l’espace pour avoir plus de place pour le corps de votre document, il vous suffit de modifier les marges de la page. Pour ce faire, cliquez sur « Fichier » dans la barre de navigation supérieure, puis sur « Configuration de la page ». À partir de là vous pourrez soit choisir un « Format de papier » prédéfini, soit réduire les marges de la page à un format personnalisé. Vous pourrez ainsi ajuster à votre guise l’épaisseur de l’en-tête à votre document.

Ajouter des polices

Google Docs vous propose dans la barre d’outils supérieure un certain nombre de polices de caractères que vous pouvez utiliser pour rédiger votre texte. Mais il existe des dizaines d’autres polices que vous pouvez utiliser en plus de celles affichées dans le menu déroulant.

Pour ajouter des polices Google Doc supplémentaires, il vous suffit d’ouvrir votre document et de cliquer sur la flèche à côté de « Arial ».

Dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur le bouton « Autres polices » qui se trouve tout en haut. Cela ouvrira une fenêtre de polices supplémentaires où vous pourrez cocher les polices que vous souhaitez ajouter à votre liste de polices de départ. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Ok » en bas. Dans cette fenêtre se trouvent également en haut des options de filtrage qui vous permettent de cibler plus facilement le type de police que vous recherchez.

Une fois que vous avez terminé, vous verrez que vos nouvelles polices s’affichent directement dans le menu déroulant des polices dans la barre d’outils de votre page.

Trouver et remplacer des occurrences

Vous est-il déjà arrivé de vouloir localiser et remplacer plusieurs occurrences d’une erreur dans un document texte ?

Eh bien Google a ajouté une astuce qui vous permet de le faire dans Docs. C’est exactement comme la fonction “Rechercher et remplacer” de Microsoft Word. Pour commencer, cliquer sur le bouton « Edition » tout en haut, puis sur sélectionnez « Rechercher et remplacer » en bas du menu déroulant. Si vous aimez les raccourcis clavier, vous pouvez faire la même chose en tapant Ctrl + F sur un clavier Windows, ou Commande + F sur un clavier Apple, puis il vous suffit de cliquer sur l’icône «  » dans la zone qui apparaît en haut à droite de votre Google Doc.

Tous les deux procédés vous permettront d’accéder à une fenêtre où vous pourrez saisir le texte que vous souhaitez rechercher et remplacer par du texte corrigé. Si l’erreur apparaît plus d’une fois, cliquez sur « Remplacer tout » et le tour est joué !

Éditer une image

Si vous avez oublié de modifier une image avant de l’insérer dans votre Google Doc, n’ayez crainte, vous pouvez toujours l’éditer dans votre document. Pour cela il suffit de cliquer sur l’image dans votre document et la barre d’outils en haut changera automatiquement pour afficher tous les outils dont vous pouvez vous servir pour éditer votre image.

Écrire sur l’image, le recadrer, ajouter des bordures… les possibilités sont nombreuses. Nous avons choisi deux exemples d’astuces d’édition d’images pour vous : l’ajout d’une bordure et le recadrage. Et si jamais vous souhaitez revenir sur une modification, il vous suffit de sélectionner l’image et de cliquer sur les flèches « Annuler » « Rétablir » à l’extrémité gauche de votre barre d’outils.

Ajouter des bordures

Pour ajouter une bordure colorée ou noire à une image, commencez par sélectionner l’image puis cliquez sur l’icône de couleur dans la barre d’outils (qui ressemble à un crayon). Sélectionnez la couleur que vous voulez pour vos bordures et elles apparaîtront autour de l’image comme par magie !

Pour enregistrer, il suffit de cliquer hors de l’image, ou de taper sur la touche “Entrée” de votre clavier.

Recadrer l’image

Sélectionnez l’image dans votre Google Doc et cliquez sur l’icône de recadrage dans la barre d’outils, qui se trouve un peu vers la droite. Il suffit ensuite de maintenir les angles de l’image et de faire glisser jusqu’à obtenir le recadrage parfait. Pour enregistrer, cliquez une fois de plus en dehors de l’image, ou tapez simplement la touche “Entrée” de votre clavier.

Saisie vocale de texte

Si vous utilisez Google Chrome comme navigateur et que vous avez un microphone connecté à votre appareil, alors vous pouvez utiliser votre voix pour saisir du texte dans Google Docs.

Pour indiquer un signe de ponctuation, il vous suffira de dire le nom de cette ponctuation à haute voix, comme par exemple : “virgule”, ou “point”, ou encore “point d’exclamation”. Idem si vous voulez revenir à la ligne ou commencer un nouveau paragraphe, il suffit de dire à haute voix “à la ligne” ou “nouveau paragraphe”.

Pour tenter la saisie vocale dans Google Docs, ouvrez votre document et cliquez sur le menu « Outils » dans la barre supérieure. Choisissez « Saisie vocale… » dans le menu déroulant et un microphone apparaîtra à gauche de votre document. Une fois que vous êtes prêt à dicter votre texte, cliquez sur le microphone ou appuyez sur les touches Ctrl + Maj + S (sur un PC) ou Cmd + Maj + S (sur un Mac) pour commencer l’enregistrement.

La fonction de saisie vocale de Google Docs ne fonctionne en général que sur les ordinateurs, mais certains smartphones peuvent aussi en profiter.

Le mode Suggestion

Supposons que vous partagiez un document Google Docs avec un collègue de travail et que vous vouliez suggérer des modifications, sans modifier directement le document.

C’est là que le mode “Suggestion” de Google Docs entre en jeu. Vous l’aurez compris, cette fonctionnalité fonctionne comme les Commentaires dans Microsoft Word. Pour commencer, quittez le mode “Edition” pour passer au mode “Suggestion” en cliquant sur l’icône en forme de crayon en haut à droite d’un document ouvert, puis choisissez « Suggestion ».

Dès lors, tout ce que vous ajouterez, supprimerez ou modifierez apparaîtra sous forme de marques colorées dans le document, avec des détails à droite comme votre nom et le moment où la modification a été effectuée.

Les modèles

Pourquoi vous fatiguer à créer un document à partir de zéro quand vous pouvez utiliser un modèle existant ? Que vous utilisiez Google Docs pour concevoir une brochure, formaliser des notes de réunion, rédiger une lettre professionnelle, rédiger une proposition de projet ou rédiger votre CV, vous pouvez parier qu’il existe déjà un modèle pour cela.

En fait, Google a créé des modèles pour presque tous les besoins de votre entreprise. En plus vous avez plusieurs modèles au choix pour chaque catégorie. Tous ces templates sont disponibles en haut de votre page d’accueil Google Docs. Vous pouvez cliquer sur « Galerie de modèles » en haut à droite pour voir tous les modèles proposés.

Le dictionnaire

Si vous écrivez un texte dans Google Docs et que vous avez un doute sur le sens d’un mot, ou si vous voulez avoir le synonyme d’un mot, au lieu d’ouvrir une nouvelle fenêtre du navigateur, vous avez la possibilité de rechercher la définition de ce mot ou un synonyme directement dans Docs.

Il vous suffit pour cela de sélectionner le mot, de faire un clic droit dessus, et de choisir « Définir ». Le logiciel va se charger de chercher le mot sur Internet et sa définition apparaîtra dans la partie droite de votre écran.

Ajouter une signature électronique

Pour ajouter une touche personnelle à votre document, quoi de mieux que d’apposer votre signature. Justement, Google Docs vous permet de le faire directement depuis votre éditeur.

Pour cela il suffit d’aller dans l’onglet « Insertion », puis « Dessin », et dans le menu déroulant choisissez « + Nouveau ». Une fenêtre s’ouvrira et là vous pourrez dérouler les options de l’outil  « Trait » (à droite de la Flèche) et sélectionner « Dessin à main levée ». Il ne vous restera plus qu’à signer et le tour est joué.

Avec cette fonctionnalité, plus besoin de perdre le temps à imprimer votre document, le signer, et le numériser à nouveau.

Supprimer la mise en forme

Si vous avez déjà copié et collé du texte dans Google Docs depuis un autre emplacement, vous avez sans doute été confronté à des problèmes de formatage. Cela peut également arriver pour un tas d’autres raisons.

Quoi qu’il en soit, vous n’avez pas besoin de perdre du temps à éditer manuellement ce texte pour l’adapter à votre mise en forme. Vous pouvez corriger le problème plus simplement dans Docs en sélectionnant le texte incriminé, puis en allant dans « Format » et en sélectionnant « Supprimer la mise en forme ». Cela formatera le texte sélectionné pour qu’il ressemble au reste de votre document.

Les notes de bas de page

Il est simple et rapide d’ajouter des notes de bas de page dans vos documents Google Docs, mais peu de gens le savent.

Pour ajouter une note de bas de page, il suffit de placer le curseur à l’endroit où vous souhaitez que la note apparaisse, puis de sélectionner « Insertion » et « Note de bas de page » dans le menu déroulant. Il ne vous reste plus qu’à saisir ce que vous voulez comme note et à cliquer sur le document pour l’enregistrer.

Utiliser Google Docs sans internet

Google Docs propose un mode hors connexion grâce auquel vous pouvez utiliser votre éditeur même sans Internet.

Une fois que vous aurez à nouveau accès à Internet, Docs se chargera de synchroniser et de mettre à jour automatiquement vos fichiers. Pour accéder à cette fonction, allez sur la page d’accueil de Google Docs, puis cliquez sur l’icône représentant trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Dans le menu déroulant, choisissez « Paramètres », puis activez le mode « Hors connexion ».

Désactiver les notifications

Vous ne voulez plus recevoir les notifications de Google Docs ? Rien de plus simple à faire, cliquez sur l’icône « Ouvrir l’historique des commentaires » en haut à droite de votre écran (l’icône est représentée par trois traits dans une bulle).

Ensuite, sélectionnez « Notifications » et cochez « Désactivées ». Voilà, plus de notifications !

TRANSFORMER CHROME EN BLOC-NOTES : UNE ASTUCE SIMPLE

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Chrome ne sert visiblement pas qu’à afficher des sites. En réalité, il existe une astuce pour le transformer en bloc-notes. Une astuce peu connue, mais qui vous permettra de gagner pas mal de temps au quotidien.

C’est généralement quand on en a besoin qu’on ne le trouve pas. Ce bon vieux bloc-notes a en effet souvent tendance à nous échapper, ce qui peut s’avérer très compliqué lorsqu’on doit noter une info importante comme un numéro de téléphone ou le nom d’un contact.

Image par WikimediaImages de Pixabay

Alors bien sûr, il existe sur le marché de nombreux outils permettant de prendre des notes sur son ordinateur. Mais vous pouvez également le faire directement depuis Chrome.

Comment transformer Chrome en bloc-notes ?

Vous le savez peut-être, mais la barre d’adresses de Chrome ne sert pas uniquement à noter des adresses de sites. En réalité, elle peut aussi nous permettre d’accéder à certaines fonctions avancées du navigateur.

Si vous tapez chrome://flags dans ce champ, par exemple, alors Chrome vous affichera directement une page listant toutes les fonctions expérimentales que vous pouvez activer.

Et bien sûr, cette expression n’est pas la seule que vous pouvez inscrire à cet endroit. Il en existe justement une autre qui va vous permettre de faire de Chrome un bloc-notes géant.

Tout ce que vous avez à faire, c’est de suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrez Chrome (c’est mieux) ;
  2. Ouvrez un nouvel onglet ou restez sur la page active ;
  3. Cliquez dans la barre d’adresses ;
  4. Collez l’expression : data:text/html, <html contenteditable> ;
  5. Validez en appuyant sur la touche “entrée” ;
  6. La page devient blanche ;

A partir de là, vous n’avez plus qu’à saisir ce que vous voulez à l’aide de votre clavier pour créer votre note. Attention en revanche, car Chrome ne vous permettra pas de l’enregistrer ou même de la synchroniser. Il faudra donc la copier et la coller ailleurs si vous voulez la conserver.

Certes, cette solution n’est pas parfaite, mais elle peut dépanner lorsqu’on est devant son navigateur et qu’on doit noter quelque chose rapidement.

Comment accéder au bloc-notes de Chrome plus vite ?

Le problème, bien sûr, c’est que cette expression n’est pas facile à mémoriser. Et si vous vous trouvez en ligne, alors vous aurez sans doute mieux à faire que d’aller fouiner sur la toile pour la retrouver.

Il existe cependant une méthode pour la garder sous le coude : l’ajouter à la barre de favoris du navigateur. Si vous le faites, alors il suffira d’un clic pour accéder de nouveau à ce bloc-notes.

La manipulation à suivre se fera en revanche en deux temps.

En premier lieu, vous allez ainsi devoir afficher la barre des raccourcis en suivant ces étapes :

  1. Ouvrez Chrome ;
  2. Cliquez sur les trois petits points à droite dans la barre d’outils ;
  3. Placez le curseur sur le menu “favoris” ;
  4. Cliquez sur “afficher la barre de favoris” ;
  5. La barre de favoris apparaît automatiquement ;

En second lieu, vous allez devoir ajouter la page du bloc-notes à cette fameuse barre.

Et encore une fois, tout ce que vous aurez à faire, ce sera de suivre les manipulations suivantes :

  1. Ouvrez Chrome ;
  2. Cliquez sur la barre d’adresses ;
  3. Collez l’expression : data:text/html, <html contenteditable> ;
  4. Le bloc-notes de Chrome s’ouvre ;
  5. Cliquez sur la petite étoile dans la barre d’adresses ;
  6. Cliquez sur “ajouter un nouveau favoris” ;
  7. Donnez un nom au bloc-notes ;
  8. Dans la liste, sélectionnez “barre de favoris” ;
  9. Le raccourci du bloc-notes apparaît dans la barre de favoris ;

A partir de ce moment, il suffira d’un clic pour ouvrir le bloc-notes de Chrome. Si vous n’avez pas envie d’installer une extension ou un logiciel dédié à la chose, cette astuce devrait vous rendre de fiers services.

VOILÀ COMMENT GOOGLE VA SIMPLIFIER LA GESTION DES MOTS DE PASSE SUR VOTRE SMARTPHONE

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Google a annoncé plusieurs nouveautés relatives à la gestion des mots de passe, des nouveautés qui vont grandement améliorer l’expérience utilisateur. On fait le point.

Un bon mot de passe, c’est un mot de passe difficile à trouver. Il doit donc comporter des lettres, des chiffres, des caractères accentués et être suffisamment long. Mais surtout, il doit être unique.

Image par Satheesh Sankaran de Pixabay – image recadrée

Il doit être unique pour une raison simple. Si vous utilisez le même mot de passe pour tous vos services et que l’un d’eux est victime d’une faille, alors les hackers pourront potentiellement accéder à tous vos comptes.

Du neuf pour Google

Et vous n’avez bien entendu pas envie que cela vous arrive.

Mais alors, comment faire pour définir des mots de passe uniques, complexes et parvenir à s’en souvenir ? La méthode la plus sûre reste de passer par un gestionnaire de mots de passe. Et il y en a désormais pléthore.

Si macOS en intègre un, il en va de même pour Chrome. Et justement, Google a annoncé cette semaine plusieurs nouveautés importantes.

La première a trait à l’application de recherche disponible sur iOS et Android, une application qui existe en parallèle de Chrome et qui permet de… faire des recherches, mais aussi d’accéder au contenu de son Discover.

Enfin la fonction que l’on attendait sur Chrome iOS !

Avec la prochaine mise à jour, les utilisateurs vont ainsi voir apparaître un nouveau menu qui leur permettra d’accéder aux mots de passe associés à leur compte. Ils pourront donc les consulter et les gérer tout comme ils le feraient depuis la version desktop de Chrome.

Mais ce n’est pas tout. La seconde nouveauté va intéresser les personnes qui sont sur iPhone et qui utilisent Chrome. Et pour cause puisqu’elles vont pouvoir bénéficier d’une fonction qui était uniquement disponible sur la version de bureau : la suggestion de mots de passe sécurisés.

Si vous n’avez pas l’inspiration, vous pourrez donc demander à Chrome de vous suggérer un mot de passe complexe en vous inscrivant sur un service. Mot de passe qui sera bien entendu consigné dans le gestionnaire intégré au navigateur.

Bref, Google a prévu pas mal de choses pour les semaines à venir et c’est une excellente chose.

8 MODULES INCONTOURNABLES À INSTALLER SUR GMAIL

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Gmail est un service un peu à part, un service qui ne se résume pas à ses fonctions de messagerie. Sa force, c’est en effet de reposer sur une conception modulaire et de pouvoir ainsi accueillir de nouvelles applications, avec leur lot de fonctions.

Des applications tournées vers la productivité et qui vous permettront, par exemple, de gérer votre Zoom ou votre Dropbox depuis le service, mais aussi d’accéder à des fonctions pratiques comme la signature authentifiée par DocuSign.

Image par talha khalil de Pixabay

Et voici justement les 8 modules incontournables à installer de toute urgence.

Ce dossier repose sur une sélection personnelle. Vous êtes libres de la compléter si vous estimez qu’un autre module mérite d’y figurer.

Zoom for Gmail

Zoom pour Gmail

Zoom a connu un essor important avec toutes les mesures de confinement mises en place depuis l’année dernière. Il est justement possible de profiter d’une intégration de l’application dans Gmail.

Trello

Trello pour Gmail

Si vous faites partie des inconditionnels de Trello, alors sachez qu’il est parfaitement possible d’intégrer le service à Gmail.

L’avantage de ce module, c’est qu’il vous permettra de créer des listes de tâches à partir de vos courriels, et ainsi de vider votre boîte de réception. Bien sûr, si vous le faites, vous pourrez leur affecter le tableau de bord de votre choix.

Slack

Slack pour Gmail

Encore une intégration qui devrait intéresser pas mal de monde. Slack est dispo comme module additionnel pour Gmail. Et une fois installé, vous aurez la possibilité de partager rapidement du contenu avec des membres de l’équipe, mais aussi de leur adresser des messages.

DocuSign

DocuSign pour Gmail

Le contexte pandémique a fait que nous sommes désormais nombreux à privilégier le télétravail.

Si cette démarche fait sens, elle nous rend plus efficaces tout en réduisant le temps perdu dans les transports, elle a parfois des inconvénients dans le cadre légal. DocuSign va justement vous permettre de signer numériquement des contrats et de regrouper ensuite tous vos documents au sein d’un seul et même espace.

Dropbox

Dropbox pour Gmail

Dropbox fait un peu figure d’incontournable et nous sommes nombreux à utiliser le service au quotidien.

C’est peut-être votre cas. Et cela l’est, alors ce module va très vite devenir indispensable. Grâce à lui, vous allez pouvoir accéder à votre Dropbox depuis Gmail et utiliser le service pour stocker des documents ou pour en envoyer à vos contacts

Zapier

Zapier fait un peu figure de couteau-suisse. Grâce à lui, vous allez en effet pouvoir prendre des courriels et les envoyer dans un autre service.

Zapier en supporte d’ailleurs pas mal. Il prend notamment en charge Google Sheets ou encore Trello et Slack, sans oublier Evernote.

Evernote for Gmail

DocHub for Gmail

DocHub pour Gmail

DocHub fait lui aussi figure de couteau-suisse, mais cette fois pour les documents PDF. Il va en effet vous permettre d’ouvrir les PDF qui vous sont envoyés, mais aussi de les signer ou de les compléter.

Un outil flexible et bien pensé, qui prend en plus en charge l’OAuth 2.0 et le SSL 128/256bit pour éviter les mauvaises surprises.

COMMENT AJOUTER SLACK, ZOOM OU DOCUSIGN À GMAIL ?

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Gmail s’en est pendant longtemps tenu à ses fonctions de messagerie, mais le service est désormais un peu plus que ça. Résolument tourné vers la productivité, il regroupe en effet des fonctions très diversifiées.

Comme nous l’avons vu au cours de ces dernières semaines, Gmail peut en effet se substituer à un gestionnaire de tâches, mais aussi à un outil de prise de notes. Et c’est sans compter sur toutes les fonctions permises par l’intégration de Google Agenda.

Image par talha khalil de Pixabay

Ce que vous ignorez peut-être, en revanche, c’est que Gmail repose aussi sur une conception modulaire… et qu’il est possible de lui ajouter des applications tierces.

Des applications comme Trello, Zoom, Slack ou encore Dropbox et Docusign, sans oublier Arsana.

Comment fonctionnent les applications dans Gmail ?

Si vous ouvrez votre Gmail et que vous portez votre attention sur la barre latérale collée complètement à droite, alors vous repérerez une série d’icônes représentant respectivement un agenda, une note, un crayon ou encore un petit personnage.

Ces icônes ne sont pas là pour décorer. En cliquant dessus, vous ferez en effet apparaître un volet latéral dans lequel sera affichée l’application correspondante. Soit Google Agenda, Google Keep, Google Tasks ou encore Google Contacts.

Mais ce que vous ignorez peut-être, c’est qu’il est possible d’ajouter à la volée de nouvelles applications. Des applications proposées par le biais du Google Workspace Marketplace.

Comment ajouter une nouvelle application à Gmail ?

Ce qui nous amène finalement au coeur de ce dossier. Le moment est en effet venu de voir ensemble comment ajouter une nouvelle application à votre messagerie.

Et la bonne nouvelle, c’est que la marche à suivre est assez simple. Il suffit en effet de vous reporter à ces étapes :

  1. Ouvrez Gmail ;
  2. Portez votre attention sur la barre située à droite ;
  3. Cliquez sur le “+” ;
  4. Gmail ouvre une nouvelle fenêtre ;
  5. Cliquez sur l’application qui vous intéresse ;
  6. Gmail ouvre sa fiche ;
  7. Cliquez sur le bouton “installer” ;
  8. Gmail installe la nouvelle application ;

C’est tout, il n’y a rien de plus à faire. A partir du moment où vous aurez validé l’installation de l’application, une nouvelle icône va apparaître dans la barre de droite et il suffira alors de cliquer dessus pour ouvrir son volet.

Comment supprimer une application ?

Ce dossier ne serait pas complet si je ne vous expliquais pas comment supprimer une application installée dans Gmail.

Encore une fois, tout va se jouer depuis le Google Workplace Marketplace. En vous rendant sur cette page, vous verrez apparaître la liste de toutes les applications que vous avez installées. Il suffira alors de cliquer sur les trois petits points de l’encart de l’outil à supprimer pour aller chercher l’option “désinstaller”. Gmail se chargera ensuite de tout à votre place.

A noter que vous trouverez sur la place citée plus haut tous les outils installés sur tous les services de Google. N’hésitez donc pas à faire un petit coup de ménage en passant.

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